Что такое Doxcell?

Основная задача Doxcell - помогать Вам работать с данными. Управлять их получением, проверять, консолидировать, сравнивать, анализировать. Сделать данные легкодоступными для общей работы, «прозрачными» и понятными.
Doxcell задумывался как система, в которой получение данных с большого количества источников (или пользователей) перестанет быть проблемой, занимающей колоссальное количество сил и времени.
Что самое важное в получении данных?
Своевременность и достоверность. Это два главных и основных критерия. Без них весь процесс теряет смысл и превращается из важного источника информации в нудную, занимающую силы и время бюрократическую процедуру.
Для чего нужен сбор данных? 
Перед кем-то стоит задача периодически собирать статистику, для кого-то важно автоматизировать процессы операционного планирования, кто-то хотел бы контролировать ключевые показатели эффективности всего предприятия. Но в любом случае, объективные данные нужны, прежде всего, для оценки текущей ситуации и принятии на основании нее решений, куда двигаться дальше.
Doxcell не примет верное решение за Вас, но он своевременно даст Вам необходимую для этого информацию.

 

gg

Конфигурация Doxcell «Образование» Сохранить в PDF Печать Рекомендовать другу

Doxcell «Образование» - это автоматизированная система сбора и обработки отчетности федерального статистического наблюдения в сфере образования. Конфигурация позволяет организовать централизованный контроль процесса сдачи отчетности образовательными учреждениями и автоматически формировать сводные отчеты в масштабе территорий, региона и Российской Федерации.

Реализованный в Doxcell многопользовательский режим работы с возможностью удаленного подключения через интернет позволяет образовательным учреждениям вовремя предоставлять статистическую отчетность в электронном виде независимо от их территориального расположения, а органам управления - мгновенно получать сводные унифицированные формы статистического наблюдения по всем подведомственным учреждениям в формате таблиц Microsoft Excel.

Автоматизация отчетности образовательных учреждений

Внешний вид отчетных форм статистического наблюдения регламентируется законодательными актами и постоянно изменяется. Doxcell решает данную проблему, предоставляя удобный инструментарий для создания и редактирования унифицированных форм ОШ-1, ОШ-5, ОШ-9, Д-6, Д-7, Д-8, Д-9, Д-11, Д-12, РИК-76, СВ-1, 1-ОД, 1-ДО, 1-НД, Д-3, Д-4, РИК-83, 103-РИК в формате таблиц Microsoft Excel в соответствии с действующими регламентами. Конфигуратор Doxcell Editor помогает быстро перевести отчетные формы в готовый для заполнения, обработки и анализа электронный вид.

Редактор форм федерального статистического наблюдения

Консолидацию отчетности Doxcell также берет на себя, автоматически анализируя данные, поступившие от образовательных учреждений, и формируя сводные отчеты по выбранной территории для органов управления. При этом программа позволяет гибко настраивать параметры консолидации данных. Например, определить перечень образовательных учреждений, по которым будет создан сводный отчет, а также временной период, за который должна производиться консолидация отчетности.

Функция интеллектуального мониторинга Doxcell гарантирует своевременное получение органами управления правильно сформированной отчетности. Программа помогает сотрудникам управления образования в реальном времени контролировать процесс сдачи отчетности подведомственными образовательными учреждениями, а в случае необходимости общаться с подотчетными единицами при помощи внутренней системы сообщений непосредственно из окна программы.

Узнайте больше о конфигурации Doxcell «Образование»:

Компания «Доксель» проводит индивидуальные семинары для муниципальных и региональных органов управления образованием по теме «Инновационные технологии при работе с Федеральной статистической отчетностью в сфере образования». К участию в вебинарах приглашаются руководители, начальники отделов и управлений, консультанты и специалисты отделов экономики и финансов, информатизации и централизованных бухгалтерий министерств и региональных управлений образования.

Напоминаем, что участие в вебинарах БЕСПЛАТНОЕ!

Из вебинара Вы узнаете:

  • Как организовать централизованное управление процессом сдачи отчетности образовательными учреждениями.
  • Как получать оперативный доступ к первичной и сводной статистической отчетности.
  • Как контролировать правильность заполнения показателей, введенных в отчетную форму.
  • Как сформировать аналитические отчеты по произвольным показателям в разрезе подведомственных учреждений.
  • Как минимизировать затраты при переходе на новые формы отчетности (на примере обновления форм статистической отчетности текущего отчетного периода).

Видеозаписи прошедших вебинаров Вы можете просмотреть здесь.

Для того, чтобы принять участие в семинаре, скачайте и заполните Анкету участника, обязательно указав желаемую дату проведения вебинара. Заполненную анкету отправьте по электронной почте на адрес Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript Все зарегистрированные участники получат подробные инструкции и ссылку на прослушивание вебинара по электронной почте.

Вы также можете записаться на вебинар и задать интересующие Вас вопросы нашим менеджерам по телефону 8 (3842) 452-652.

Вы можете загрузить образцы форм федерального статистического наблюдения в системе образования, актуальные варианты которых входят в состав конфигурации Doxcell «Образование». Обратите внимание! Данные формы постоянно обновляются по мере выхода новых нормативных актов.

  • Форма № ОШ-1. «Сведения об учреждении, реализующем программы общего образования (кроме вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № ОШ-5. «Сведения о вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении»
  • Форма № ОШ-9. «Сведения о допрофессиональной и профессиональной подготовке обучающихся 8-11 (12) классов в учреждении, реализующем программы общего образования (кроме вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № Д-4. «Сведения о материальной базе учреждений, реализующих программы общего образования (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № Д-6. «Сведения о распределении учреждений, реализующих программы общего образования, по числу учителей, классов и обучающихся (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № Д-7 (городские посления). «Сведения о распределении учреждений, реализующих программы общего образования, и обучающихся по языку обучения и по изучению родного (нерусского) языка (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № Д-7 (сельские посления). «Сведения о распределении учреждений, реализующих программы общего образования, и обучающихся по языку обучения и по изучению родного (нерусского) языка (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № Д-8. «Сведения о преподавании иностранных языков, углубленном изучении отдельных предметов и профильном обучении»
  • Форма № Д-9. «Сведения о специальных (коррекционных) образовательных учреждениях для обучающихся, воспитанников с ограниченными возможностями здоровья и оздоровительных образовательных учреждениях санаторного типа для детей, нуждающихся в длительном лечении»
  • Форма № Д-11. «Сведения о допрофессиональной и профессиональной подготовке обучающихся в образовательных учреждениях, реализующих программы общего образования (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № Д-12. «Сведения об обучающихся, выбывших из образовательных учреждений, реализующих программы общего образования (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № 76-РИК. «Сведения об учреждениях, реализующих программы общего образования (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № 76-РИК (интернаты). «Сведения об учреждениях, реализующих программы общего образования (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № 83-РИК. «Сведения о численности и составе работников учреждения, реализующего программы общего образования (кроме вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № 83-РИК (сводная). «Сведения о численности и составе работников учреждений, реализующих программы общего образования (без вечерних (сменных) общеобразовательных учреждений)»
  • Форма № СВ-1. «Сведения о вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях»
  • Форма № 1-НД. «Сведения о численности детей и подростков в возрасте 7-18 лет, не обучающихся в образовательных учреждениях»

С 2004 года специалисты компании «Доксель» изучают проблемы сдачи отчетности в сфере образования и разрабатывают программные средства для их решения. За годы работы мы выявили множество тонкостей в деятельности бюджетных учреждений и «узких» мест, требующих автоматизации. В результате нами было создано решение Doxcell «Образование», позволяющее эффективно решать весь спектр задач по обработке и консолидации отчетности федерального статистического наблюдения. Сегодня мы рассмотрим особенности и преимущества данной конфигурации, которые также были озвучены на проводимых нашей компанией вебинарах.

Прежде всего, обозначим насущные проблемы подотчетных организаций и органов управления, которые эффективно решает конфигурация Doxcell «Образование». Проанализировав работу сотен образовательных учреждений, мы выделили основные минусы неавтоматизированного сбора данных.

1. Неизвестный отправитель. Зачастую не понятно, какая подведомственная организация прислала отчет, так как не был заполнен титульный лист, будь то бумажный вариант или файл Microsoft Excel.

2. Контроль сдачи отчетности. Ответственным лицам приходится вручную контролировать сдачу отчетов образовательными учреждениями при помощи подручных, часто неэффективных, средств. Самый тривиальный пример вы можете видеть на изображении ниже – распечатанный на листке бумаги перечень организаций, где галочками или плюсиками отмечены предоставившие отчеты учреждения. Туда же заносятся пометки об ошибках в отчетах. В результате получается нечитабельный и крайне трудный для понимания документ.

Неэффективный контроль сдачи отчетности

3. Проверка данных. При проверке присланных образовательными учреждениями отчетов необходимо вручную контролировать правильность заполнения каждого документа. А ведь образовательных учреждений может быть несколько сотен или тысяч, и тогда вероятность пропустить ошибку возрастает в разы.

4. Консолидация данных. Для того чтобы получить сводный отчет приходится обрабатывать большие объемы информации. Это не только требует существенных затрат времени и сил, но и зачастую приводит к появлению ошибок в отчетах, а как следствие – неточности статистических данных, что недопустимо.

5. Выполнение запросов руководителей. Часто вышестоящему руководству необходима выборочная информация по отдельным отчетным показателям в разрезе подведомственных учреждений. Например, сколько детей обучается в 1-5 классах школ Центрального района. Этот труд, как правило, сводится к ручному поиску данных и занесению их в документ. Если же требуется проанализировать динамику изменений отдельных показателей, придется поднимать данные из отчетности прошлых лет, хранящейся в архиве или различных программах.

Часто сбор и консолидацию отчетности пытаются автоматизировать на уровне использования программных средств Microsoft Excel, но как показывает практика, создание формул, макросов и специализированных документов не решает всех задач. К тому же при таком подходе невозможно организовать централизованное управление процессом сдачи отчетности и безопасное хранение всех данных в единой базе.

Рассмотрим, каким образом можно избежать обозначенных ранее проблем, используя автоматизированные методы сбора и обработки отчетности, реализованные в конфигурации Doxcell «Образование».

1. Неизвестный отправитель. Для входа в Doxcell сотрудникам подотчетных учреждений назначается уникальный логин и пароль, что обеспечивает точную идентификацию организации, заполнившей отчет.

Авторизация в Doxcell

2. Контроль сдачи отчетности. Doxcell автоматически ведет учет всех подотчетных образовательных учреждений и предоставляемых ими отчетов. После заполнения и сдачи отчета подведомственным учреждением, ему присваивается статус отчитавшегося. Doxcell также автоматически отображает точную дату предоставления каждого отчета. В случае несвоевременной сдачи отчета напротив наименования образовательного учреждения будет отображаться статус «Отчет не сдан».

Контроль сдачи отчетности

3. Проверка правильности заполнения отчетов. В системе Doxcell заложены все основные проверки отчетных форм, а так же межформенный контроль. При сохранении заполненной формы отчета пользователям выводится исчерпывающий перечень найденных ошибок с указанием их местонахождения.

Валидация данных

4. Консолидация данных. Для создания сводной формы в Doxcell не нужно пересматривать множество документов. Формирование сводных отчетов происходит автоматически в пошаговом режиме с настраиваемыми параметрами консолидации.

Консолидация данных

5. Выполнение запросов руководителя. Doxcell позволяет делать выборку из массива данных и формировать отчеты по отдельным показателям в разрезе подведомственных учреждений. При этом вы можете выбрать показатели, подотчетные организации и отчетные периоды, данные по которым будут отражены в отчете.

Конструктор отчетов по показателям

Doxcell создает единое информационное пространство, объединяя все уровни формирования отчетности, начиная от школ и заканчивая министерством образования. При этом каждый участник процесса имеет свой, четко очерченный, круг обязанностей и ответственности. Во многом это обеспечивается расширенными инструментами настройки прав доступа и разрешений. Для большей ясности вкратце рассмотрим этапы обработки отчетности и структуру взаимодействия пользователей в программе.

  • Этап 1. Подготовка и сдача отчетности. Образовательные учреждения заполняют первичные формы отчетов (ОШ-1, ОШ-2, ОШ-5, ОШ-9, 1-ОД и другие) и являются подотчетными единицами. Все подотчетные единицы представлены в Doxcell как Источники.
  • Этап 2. Мониторинг и консолидация отчетности. Специалисты, контролирующие процесс сдачи отчетности и формирующие сводные отчеты, имеют иной уровень доступа и работают в Doxcell под ролью Инспектора.
  • Этап 3. Получение готовых сводных отчетов. Руководителям различного уровня, как правило, нужны уже готовые сводные отчеты. Их можно быстро просмотреть и загрузить на компьютер в формате Microsoft Excel, войдя в программу под ролью Менеджера.

Взаимодействие пользователей в Doxcell

Гибкость настроек и многопользовательский режим работы ни в коем случае не идут в ущерб безопасности: каждый пользователь Doxcell имеет уникальные логин и пароль, а также одну из вышеперечисленных ролей, которая четко идентифицирует его возможности в системе. Таким образом, исключается возможность несанкционированного доступа или повреждения данных.
Роль, сродни правилам на дороге, определяет, какие действия в Doxcell может производить пользователь.

При этом каждому специалисту, будь то оператор школы или сотрудник департамента образования, программа предоставляет удобный и более чем достаточный набор инструментов для эффективного выполнения своих обязанностей. Рассмотрим их более подробно.

Прежде всего, затронем возможности и преимущества Doxcell для сотрудников подотчетных учреждений: школ, дошкольных организаций и т.п.

Во-первых, в Doxcell сохранен привычный внешний вид отчетов. Все отчетные формы полностью готовы для заполнения и уже встроены в программу, поэтому их не придется получать по электронной почте либо на других носителях. Достаточно просто зайти в Doxcell и выбрать нужный отчет для заполнения. Например, форма ОШ-1 в программе выглядит следующим образом.

Форма ОШ-1 в Doxcell

Во-вторых, Doxcell автоматически проверяет правильность заполнения каждого отчета. Мы уже говорили об этом в начале статьи, рассматривая типичные проблемы, возникающие при обработке отчетности федерального статистического наблюдения. Например, если оператор ввел в форму ОШ-1 неверные значения, то при попытке сохранить отчет, программа уведомит обо всех допущенных ошибках с указанием их местонахождения.

Валидация данных

Отчеты с неверно заполненными данными не теряются, а сохраняются как черновики, о чем сигнализирует светло-желтый цвет индикатора напротив наименования отчета (первый отчет на изображении ниже). Таким образом, Doxcell не только экономит время на перепроверку отчета, но и помогает вовремя исправить допущенные ошибки.

Сохранение черновика отчета

В зависимости от статуса отчета он может быть отмечен различными индикаторами. На следующем изображении представлены все варианты «индикации», т.е. статусов отчетов.

Статусы отчетов

В-третьих, Doxcell умеет напоминать о сроках предоставления отчетности. При приближении отчетного периода, программа автоматически отправит уведомление подотчетному лицу.

Уведомление о сроках сдачи отчета

В-четвертых, довольно часто у образовательных учреждений возникают вопросы касаемо заполнения отчетных форм. При помощи внутренней почты Doxcell они могут быстро связаться с контролирующим сдачу отчетности специалистом, не выходя из программы.

Внутренняя почта Doxcell

И наконец, в помощь подотчетным лицам Doxcell также предлагает справочную информацию по каждому отчету и систему подсказок по каждому показателю.

Справка по заполнению отчета

Как видите, Doxcell максимально дружелюбен к пользователю. Подсказки, справки по заполнению отчетов и автоматическая проверка данных экономят время сотрудников образовательных учреждений, позволяя сосредоточиться на самом главном – вводе значений статистических показателей. В случае возникновения вопросов подотчетные лица могут быстро связаться с курирующим сдачу отчетности специалистом для решения проблем.

Теперь рассмотрим возможности и преимущества, которые Doxcell предоставляет специалистам департаментов и министерств образования, контролирующим процесс сдачи отчетов, отвечающим за обработку и сведение присланной образовательными учреждениями отчетности.

Во-первых, проверка введенных данных и детальный анализ каждого отчетного показателя. Еще на этапе сдачи отчетности Doxcell выводит подотчетным лицам список найденных ошибок, поэтому в систему попадают только проверенные отчеты. Однако невозможно предусмотреть все ситуации. Например, сотрудник учебного заведения может неверно подсчитать либо допустить опечатку в значении показателя, завысив или, наоборот, занизив его. На этот случай в программе предусмотрена возможность детального анализа данных методом углубления, известного также как «Drill Down».

Давайте рассмотрим его работу на примере. Предположим, что в сводном отчете специалист департамента образования обнаружил «аномальный» показатель. Достаточно кликнуть по нему мышью, чтобы увидеть полный список первичных показателей, участвующих в его расчете. Для перехода на следующий уровень детализации необходимо кликнуть по первичному показателю, чтобы увидеть, какие данные и когда предоставило каждое подотчетное учреждение.

Анализ данных в отчете

Таким образом, очень легко обнаружить, какое учебное заведение отправило отчет с неверными данными, а затем уведомить её специалиста об этом через внутреннюю систему сообщений Doxcell.

Во-вторых, внутренняя система сообщений Doxcell представляет собой очень удобный способ общения с подотчетными учреждениями. Рассмотрим ее работу на простом примере. При возникновении вопросов по заполнению первичного отчета, сотрудник образовательного учреждения отсылает письмо специалисту, контролирующему сдачу отчетности, не покидая окна Doxcell. Он разъясняет для учреждения ситуацию в ответном письме. Если заданный вопрос является важным, ответ с разъяснениями рассылается всем учреждениям, сдающим данный отчет.

Рассылка сообщения нескольким адресатам

В-третьих, контроль сроков сдачи отчетности. В программе реализован удобный механизм отслеживания сроков предоставления отчетов. Специалист, контролирующий сдачу отчетности, может в режиме реального времени наблюдать, на какой стадии находится заполнение каждого отчета. Для этого предусмотрены три режима мониторинга сдачи отчетности, который предоставляют исчерпывающую картину всего процесса сдачи отчетов образовательными учреждениями.

Первый режим – «Мониторинг в разрезе сводных отчетов». Позволяет получить перечень первичных отчетов, которые участвуют в формировании того или иного сводного отчета.

Мониторинг в разрезе сводных отчетов. Шаг 1.

Кликнув по наименованию нужного первичного отчета, можно перейти к списку учреждений, предоставляющих данный отчет.

Мониторинг в разрезе сводных отчетов. Шаг 2.

Второй режим – «Мониторинг по отчетам». Позволяет получить информацию в разрезе первичных отчетов, т.е. какие образовательные учреждения предоставили либо не предоставили требуемый отчет.

Мониторинг по отчетам

Третий режим – «Мониторинг по источникам». Позволяет получать информацию в разрезе подотчетных учреждений, т.е. узнать, какие отчеты обязано предоставлять то или иное образовательное учреждение за выбранный период времени.

Мониторинг по источникам

Во всех трех режимах мониторинга первичный отчет любого образовательного учреждения можно просмотреть в окне Doxcell, кликнув по его наименованию. Кроме того по каждому отчету доступна следующая информация:

  • даты сдачи отчета либо уведомление о том, что отчет не сдан;
  • статус отчета, определяемый соответствующим индикатором.

Возможные варианты индикации представлены на изображении ниже.

Статусы отчетов

Теперь опоздавшие организации не смогут сказать, что они уже заполнили отчет, а он не дошел или потерялся. Кроме того, сотрудник департамента образования всегда может связаться с работниками «запаздывающего» учреждения и поторопить со сдачей отчета.

После того, как все отчеты с образовательных учреждений получены, необходимо консолидировать представленные в них данные и получить сводный отчет по территории или региону. Четвертой, одной из самых важнейший функций Doxcell, является автоматическая консолидация данных. Формирование сводного отчета происходит при помощи удобного Мастера в пошаговом режиме. Достаточно указать сводный отчет, который требуется получить.

Выбор сводного отчета

Затем выбрать образовательные учреждения, данные по которым будут включены в сводный отчет.

Выбор источников

Наконец, выбрать отчетные периоды, данные за которые должны быть включены в сводный отчет.

Выбор отчетных периодов

И за 2 минуты сводный отчет с точными, актуальными и проверенными данными будет готов. По каждому сводному отчету доступна дополнительная информация: отчетные периоды и подотчетные учреждения, данные по которым были включены в отчет, а также параметры его формирования.

Сводный отчет РИК-76

Все сводные отчеты хранятся в Doxcell и нажатием одной кнопки с легкостью экспортируются в файл Microsoft Excel, который можно сохранить на компьютере, распечатать и подписать у руководителя.

Помимо сводных отчетов Doxcell автоматически формирует графики и диаграммы, наглядно отражающие динамику, тенденции и сравнительный анализ отчетных показателей. Они могут быть включены в состав сводных отчетов, если это допускают нормативные акты, либо представлены отдельно.

Графики в отчетах Doxcell

При формировании сводных отчетов каждый раз можно использовать новые параметры, изучая ситуацию в разных плоскостях. Однако для этой цели больше подходят отчеты по показателям, позволяющие из всего объема данных оперативно выделить определенную часть. Например, подсчитать количество учеников в 5 классе по всем дневным учреждениям за 2009 год. Для формирования отчетов по показателям в Doxcell предусмотрен специальный конструктор произвольных сводных форм с расширенными параметрами консолидации.

Конструктор отчетов по показателям

Итак, процесс сведения отчетов в Doxcell занимает значительно меньше времени, чем их формирование вручную. Также исключается человеческий фактор, что снижает вероятность появления ошибок. Все отчеты хранятся в программе. Чтобы найти нужный отчет достаточно выбрать его наименование, период сдачи и подотчетную организацию.

Наконец, обозначим преимущества, которые предоставляет Doxcell вышестоящему руководству. О них мы уже говорили выше. Руководителям, как правило, необходимо получать точные и проверенные данные в короткий промежуток времени. В Doxcell они могут:

  • просмотреть готовые сводные отчеты по своему региону, сформированные и проверенные уполномоченным лицом;
  • просмотреть результаты детального анализа требуемого сводного показателя при помощи механизма «Drill Down»;
  • воспользоваться внутренней системой сообщений Doxcell для общения с уполномоченными лицами по своему региону;
  • быстро получить доступ ко всем данным за прошедшие отчетные периоды.

Таким образом, Doxcell «Образование» позволяет создать централизованную систему управления отчетностью региона. Программа не требовательная к ресурсам: для установки Doxcell потребуется один компьютер, а работа всех пользователей с программой осуществляется по сети. Более того, в Doxcell используется открытый протокол обмена данными, благодаря чему в программу можно загружать информацию из большинства сторонних систем, таких как 1С, Парус, Галактика и др.

Интеграция Doxcell с 1C, ERP, CRM и др.

В заключение хотелось бы подвести итоги и вкратце обозначить основные преимущества Doxcell:

  • универсальность;
  • экономия ресурсов;
  • быстрая интеграция в существующую инфраструктуру;
  • повышение эффективности работы;
  • визуализиция данных;
  • создание единой информационной среды;
  • высокая масштабируемость.

А теперь вернемся к вопросу из заголовка данной статьи. Думаем, теперь Вы знаете ответ на него - достаточно просто приобрести конфигурацию Doxcell «Образование». Попробовать бесплатную демо-версию Doxcell можно прямо сейчас и убедиться, что отчетность – это просто!

...а также

 

 

Поделитесь с друзьями: