Doxcell поддерживает импорт исходных данных из нескольких источников:

• Web-форм, которые пользователи заполняют через Web-интерфейс программы в окне браузера;
• файлов Microsoft Excel, которые пользователи отправляют в Doxcell по электронной почте или загружают через Web-интерфейс программы;
• других информационных систем (1C, ERP, CRM и т.п.) по стандарту XML.

В большинстве компаний уже применяются различные автоматизированные системы для обработки данных, ведения бухгалтерского, кадрового, финансового учета, работы с клиентами и т.п. Вы без труда сможете экспортировать из них требуемую информацию в формат XML, а затем загрузить полученный XML файл в Doxcell. Таким образом, Doxcell интегрируется с различными автоматизированными системами, позволяя создать единое информационное пространство.

В крупных компаниях с территориально распределенными подразделениями, филиалами или точками продаж, а также в государственном секторе оптимальным вариантом импорта исходных данных является отправка на e-mail программы заполненных таблиц формата Microsoft Excel*. В таком случае не потребуется предоставлять доступ к Web-интерфейсу программы каждому подотчетному лицу. Работа пользователей с Doxcell будет полностью прозрачна, т.к. необходимо просто наполнить готовую таблицу данными и отправить ее по электронной почте.

* Функционал для сбора данных из файлов Microsoft Excel не входит в стандартный вариант поставки Doxcell и может быть включен в программу только по заказу клиента.

Doxcell предоставляет расширенные возможности автоматической предварительной проверки исходных данных с визуальным отображением найденных ошибок. Некорректные данные автоматически блокируются программой еще на этапе сбора отчетности, помогая руководителям получать всегда объективную и полную информацию о состоянии компании, а сотрудникам - исправлять автоматически найденные программой ошибки в отчетах без ручной перепроверки данных.

Проверка поступающей в программу информации может происходить по нескольким параметрам:

• корректность заполнения того или иногда показателя (текст/дата/число);
• соблюдение ограничений при вводе значения показателя (максимально допустимое, длина строки, ограничения по перечисляемому списку);
• сложные логические проверки, реализуемые посредством системы валидаторов.

Возможность предварительной проверки данных повышает скорость их обработки и значительно снижает трудозатраты на подготовку отчетности, позволяя избежать субъективных ошибок и неточностей при заполнении отчетов.

В состав Doxcell входит самая надежная и высокопроизводительная Система Управления Базами Данных (СУБД) Oracle, занимающая первое место на рынке СУБД для корпоративных автоматизированных систем. СУБД Oracle обеспечивает защиту, централизованное хранение и быструю обработку миллионов записей, позволяя производить практически мгновенный анализ и консолидацию информации в Doxcell.

Система Управления Базами Данных Oracle была выбрана нами не случайно, а благодаря своим потрясающим характеристикам в области безопасности и масштабируемости, в том числе:

• функции автонастройки и самодиагностики;
• стойкое шифрование паролей;
• постоянные обновления;
• встроенные инструменты резервного копирования и восстановления данных;
• технология Active Data Guard для создания резервного сервера базы данных;
• технология Total Recall для оптимизации базы данных;
• поддержка удаленной работы через интернет;
• поддержка серверных технологий (Java Server Pages, Java-сервлеты, модули Enterprise JavaBeans и т.п.) и встроенная виртуальная машина JavaVM.

Хранящиеся в СУБД Oracle данные надежно защищены от несанкционированного доступа за счет использования устойчивых к взлому логинов и паролей, которые выдаются только уполномоченным сотрудникам компании. А штатные инструменты резервного копирования и восстановления СУБД Oracle защищают хранимые в Базе данных Doxcell отчеты, служебную информацию и настройки программы от случайного удаления.

Doxcell предоставляет расширенные средства для контроля сдачи отчетности в реальном времени, включающие несколько режимов интеллектуального мониторинга исходных данных.

• «Мониторинг по источникам» позволяет отслеживать виды отчетности, которые предоставила / не предоставила указанная подотчетная единица (сотрудник, отдел, филиал и т.п.) за выбранный отчетный период.
• «Мониторинг по видам отчетности» позволяет отследить, какие подотчетные единицы предоставили / не предоставили указанный вид первичного отчета за выбранный отчетный период.
• «Мониторинг в разрезе сводных отчетов» позволяет просматривать первичные отчеты, которые участвуют в формировании указанного сводного отчета за выбранный отчетный период, а также статистику сдачи каждого из первичных отчетов подотчетными единицами в разрезе «Общее количество подлежащих сдаче отчетов / Количество предоставленных отчетов».

Благодаря инструментам интеллектуального мониторинга данных руководители и уполномоченные сотрудники компании могут с любого компьютера контролировать сдачу отчетности, загружать и просматривать подготовленные работниками первичные отчеты, а также напоминать подотчетным единицам о необходимости своевременного предоставления данных за текущий отчетный период при помощи внутренней системы сообщений Doxcell.

Doxcell не только выполняет автоматическую консолидацию данных, но и позволяет производить их глубокий анализ методом детализации или Drill Down. Суть данного метода состоит в последовательном увеличении уровня детализации рассматриваемых данных от сводного до исходного отчета.

Метод «углубления» помогает выявить связи между различными бизнес единицами и причинно-следственные закономерности, в частности причины отклонений ключевых показателей эффективности от запланированных значений и неудовлетворительных результатов работы отдела, филиала и компании в целом. Детальный анализ данных довольно широко используется в системе сбалансированных показателей.

Doxcell моментально обрабатывает данные, анализирует сотни тысяч показателей и по Вашему запросу автоматически формирует сводные отчеты нужного вида, которые с легкостью загружаются на компьютер в виде файла Microsoft Excel.

Сводные отчеты могут содержать не только консолидированные данные по всей компании или группе предприятий, но и результаты анализа определенных показателей деятельности организации, такие как прибыль, себестоимость продукции, коммерческие расходы, значения тех или иных показателей эффективности (KPI) и т.д. Помимо табличных данных сводные отчеты включают графики и диаграммы, автоматически построенные Doxcell в результате анализа исходных показателей.

В программе реализована возможность получения сводных отчетов в соответствии с иерархической структурой организации или группы предприятий, например, регион – город – учреждение или предприятие – филиалы. Данный функционал наиболее востребован в крупных холдингах и государственном секторе.

Doxcell автоматически формирует графики, отражающие сравнительный анализ и динамику отчетных показателей за выбранный период времени. Графики сохраняются вместе со сводными отчетами, которые можно загрузить на компьютер в виде готового файла Microsoft Excel.

Сводные данные, в том числе графики, могут постоянно отображаться на экранах компьютеров руководителей и сотрудников в виде гибко настраиваемых виджетов. Виджеты позволяют повысить эффективность работы и выполняют следующие функции:

• организация «обратной связи» с сотрудниками, которая особенно важна при управлении компанией с использованием ССП (BSC);
• отображение текущих значений сводных показателей и их изменений в режиме реального времени;
• сохранение хронологии данных в виде архива значений сводных показателей на определенную дату.

По своей сути виджет является удобным способом отображения сводных показателей для всех пользователей инфраструктуры Doxcell. Виджеты выполнены в виде отдельных окон, которые можно перемещать в любую часть экрана компьютера, например, на Рабочий стол Windows. С виджетами главные показатели работы компании или отдела будут всегда под рукой!

Все действия в Doxcell выполняются через Web-интерфейс в окне установленного на компьютере пользователя браузера. Web-интерфейс программы создан с применением новейших web-технологий, работа в нем ничем не отличается от обычного интернет сайта. В Web-интерфейсе Doxcell может одновременно работать неограниченное количество пользователей, подключаясь к программе по уникальному для каждого сотрудника логину и паролю с любого компьютера по локальной сети либо через интернет независимо от своего территориального расположения.

Гибкие настройки доступа, реализованные в виде системы ролей, профилей, назначений и информационных разделов помогают организовать групповую работу с данными, разграничить обязанности сотрудников, предоставив каждому из них доступ только к тем элементам Web-интерфейса и инструментам управления данными, которые ему необходимы. А внутренняя система сообщений Doxcell Portal позволяет пользователям системы общаться непосредственно в интерфейсе программы.

К каким средствам наиболее часто прибегают сотрудники компании для решения вопросов по сдаче отчетности? Телефон, ICQ, электронная почта? В случае, когда в компании работают сотни людей в разных зданиях, городах или даже странах, данные средства коммуникации становятся довольно затратными и в ряде случаев неконтролируемыми.

Поэтому в Doxcell мы реализовали внутреннюю систему сообщений, которая избавляет участников процесса от использования внешних средств коммуникаций и предназначена для выполнения следующих функций:

• обмен информацией между подотчетными и уполномоченными контролировать сдачу отчетности сотрудниками вне зависимости от их местонахождения;
• автоматическое оповещение подотчетных сотрудников об окончании сроков сдачи тех или иных видов отчетности;
• постановка задач для подотчетных сотрудников.

Принцип работы внутренней системы сообщений напоминает электронную почту: сотрудники компании могут получать новые сообщения, просматривать архив переписки, создавать и отправлять сообщения своему руководителю или другому лицу, уполномоченному контролировать процесс сдачи отчетности. При этом в целях обеспечения безопасности данных подотчетные лица не имеют возможности обмениваться информацией между собой.

Doxcell построен на основе новейших Web-технологий, которые обеспечивают безопасное удаленное подключение к программе неограниченного количества пользователей независимо от их территориального расположения. Doxcell делает работу сотрудников компании более мобильной: загружать исходные данные, производить их анализ и консолидацию, получать готовые первичные и сводные отчеты теперь можно не только со своего рабочего места, но и с любого компьютера, имеющего выход в интернет.

Организация удаленных подключений к Doxcell не требует особых настроек компьютеров сотрудников или установки какого-либо дополнительного программного обеспечения, т.к. работа с данными выполняется через Web-интерфейс Doxcell в окне браузера. Встроенные средства защиты Doxcell обеспечивают безопасность удаленных подключений, разрешая доступ к данным только авторизованным сотрудникам компании по уникальным логину и паролю, и блокируя попытки входа в программу посторонних лиц.

Doxcell - оптимальное решение для групп предприятий, холдингов и крупных компаний, имеющих удаленные филиалы и подразделения, а также для государственных учреждений, предоставляющих отчетность в вышестоящие органы управления.

В большинстве компаний уже применяются различные автоматизированные системы для обработки данных, ведения бухгалтерского, кадрового, финансового учета, работы с клиентами такие, как 1С, ERP, CRM и т.п.

Вы без труда сможете экспортировать из них требуемую информацию в формат XML, а затем загрузить полученный XML файл в Doxcell.

Таким образом, Doxcell быстро встраивается в существующую инфраструктуру организации, интегрируясь с другими решениями посредством стандарта XML, что позволяет создать единое информационное пространство и работать с данными более эффективно.