Что такое Doxcell?

Основная задача Doxcell - помогать Вам работать с данными. Управлять их получением, проверять, консолидировать, сравнивать, анализировать. Сделать данные легкодоступными для общей работы, «прозрачными» и понятными.
Doxcell задумывался как система, в которой получение данных с большого количества источников (или пользователей) перестанет быть проблемой, занимающей колоссальное количество сил и времени.
Что самое важное в получении данных?
Своевременность и достоверность. Это два главных и основных критерия. Без них весь процесс теряет смысл и превращается из важного источника информации в нудную, занимающую силы и время бюрократическую процедуру.
Для чего нужен сбор данных? 
Перед кем-то стоит задача периодически собирать статистику, для кого-то важно автоматизировать процессы операционного планирования, кто-то хотел бы контролировать ключевые показатели эффективности всего предприятия. Но в любом случае, объективные данные нужны, прежде всего, для оценки текущей ситуации и принятии на основании нее решений, куда двигаться дальше.
Doxcell не примет верное решение за Вас, но он своевременно даст Вам необходимую для этого информацию.

 

gg

Платформа Doxcell Сохранить в PDF Печать Рекомендовать другу

Doxcell - программное обеспечение категории BI (бизнес-технологии), которое автоматизирует все действия по обработке и консолидации данных, своевременно предоставляя  объективную и точную информацию о состоянии дел в организации и каждом структурном подразделении.

Фундаментом системы является платформа Doxcell - Doxcell Portal, автоматизирующая процессы сбора, мониторинга, анализа и консолидации данных с функцией формирования сводной отчетности в электронном виде, в том числе унифицированных форм.

Doxcell подходит для предприятий всех форм собственности, различных размеров и отраслевой принадлежности. Программа может успешно применяться для автоматизации многих бизнес-процессов коммерческих компаний, в том числе бюджетирования, построения Системы сбалансированных показателей, подготовки и анализа финансовой отчетности. Doxcell также обладает расширенным инструментарием для автоматизации процессов сдачи и консолидации отчетности бюджетных учреждений, например, в сфере образования, где существуют унифицированные формы отчетов, порядок предоставления которых регламентируется законодательством РФ.

Платформа Doxcell Portal предлагает Вам следующие возможности
(нажмите на ссылку для просмотра)

Doxcell поддерживает импорт исходных данных из нескольких источников:

  • Web-форм, которые пользователи заполняют через Web-интерфейс программы в окне браузера;
  • файлов Microsoft Excel, которые пользователи отправляют в Doxcell по электронной почте или загружают через Web-интерфейс программы;
  • других информационных систем (1C, ERP, CRM и т.п.) по стандарту XML.

Сбор информации Doxcell

В большинстве компаний уже применяются различные автоматизированные системы для обработки данных, ведения бухгалтерского, кадрового, финансового учета, работы с клиентами и т.п. Вы без труда сможете экспортировать из них требуемую информацию в формат XML, а затем загрузить полученный XML файл в Doxcell. Таким образом, Doxcell интегрируется с различными автоматизированными системами, позволяя создать единое информационное пространство.

В крупных компаниях с территориально распределенными подразделениями, филиалами или точками продаж, а также в государственном секторе оптимальным вариантом импорта исходных данных является отправка на e-mail программы заполненных таблиц формата Microsoft Excel*. В таком случае не потребуется предоставлять доступ к Web-интерфейсу программы каждому подотчетному лицу. Работа пользователей с Doxcell будет полностью прозрачна, т.к. необходимо просто наполнить готовую таблицу данными и отправить ее по электронной почте.

* Функционал для сбора данных из файлов Microsoft Excel не входит в стандартный вариант поставки Doxcell и может быть включен в программу только по заказу клиента.

Doxcell предоставляет расширенные возможности автоматической предварительной проверки исходных данных с визуальным отображением найденных ошибок. Некорректные данные автоматически блокируются программой еще на этапе сбора отчетности, помогая руководителям получать всегда объективную и полную информацию о состоянии компании, а сотрудникам - исправлять автоматически найденные программой ошибки в отчетах без ручной перепроверки данных.

Проверка отчетов

Проверка поступающей в программу информации может происходить по нескольким параметрам:

  • корректность заполнения того или иногда показателя (текст/дата/число);
  • соблюдение ограничений при вводе значения показателя (максимально допустимое, длина строки, ограничения по перечисляемому списку);
  • сложные логические проверки, реализуемые посредством системы валидаторов.

Возможность предварительной проверки данных повышает скорость их обработки и значительно снижает трудозатраты на подготовку отчетности, позволяя избежать субъективных ошибок и неточностей при заполнении отчетов.

В состав Doxcell входит самая надежная и высокопроизводительная Система Управления Базами Данных (СУБД) Oracle, занимающая первое место на рынке СУБД для корпоративных автоматизированных систем. СУБД Oracle обеспечивает защиту, централизованное хранение и быструю обработку миллионов записей, позволяя производить практически мгновенный анализ и консолидацию информации в Doxcell.

Oracle

Система Управления Базами Данных Oracle была выбрана нами не случайно, а благодаря своим потрясающим характеристикам в области безопасности и масштабируемости, в том числе:

  • функции автонастройки и самодиагностики;
  • стойкое шифрование паролей;
  • постоянные обновления;
  • встроенные инструменты резервного копирования и восстановления данных;
  • технология Active Data Guard для создания резервного сервера базы данных;
  • технология Total Recall для оптимизации базы данных;
  • поддержка удаленной работы через интернет;
  • поддержка серверных технологий (Java Server Pages, Java-сервлеты, модули Enterprise JavaBeans и т.п.) и встроенная виртуальная машина JavaVM.

Хранящиеся в СУБД Oracle данные надежно защищены от несанкционированного доступа за счет использования устойчивых к взлому логинов и паролей, которые выдаются только уполномоченным сотрудникам компании. А штатные инструменты резервного копирования и восстановления СУБД Oracle защищают хранимые в Базе данных Doxcell отчеты, служебную информацию и настройки программы от случайного удаления.

Doxcell предоставляет расширенные средства для контроля сдачи отчетности в реальном времени, включающие несколько режимов интеллектуального мониторинга исходных данных.

  • «Мониторинг по источникам» позволяет отслеживать виды отчетности, которые предоставила / не предоставила указанная подотчетная единица (сотрудник, отдел, филиал и т.п.) за выбранный отчетный период.
  • «Мониторинг по видам отчетности» позволяет отследить, какие подотчетные единицы предоставили / не предоставили указанный вид первичного отчета за выбранный отчетный период.
  • «Мониторинг в разрезе сводных отчетов» позволяет просматривать первичные отчеты, которые участвуют в формировании указанного сводного отчета за выбранный отчетный период, а также статистику сдачи каждого из первичных отчетов подотчетными единицами в разрезе «Общее количество подлежащих сдаче отчетов / Количество предоставленных отчетов».

Контроль сдачи отчетности

Благодаря инструментам интеллектуального мониторинга данных руководители и уполномоченные сотрудники компании могут с любого компьютера контролировать сдачу отчетности, загружать и просматривать подготовленные работниками первичные отчеты, а также напоминать подотчетным единицам о необходимости своевременного предоставления данных за текущий отчетный период при помощи внутренней системы сообщений Doxcell.

Doxcell не только выполняет автоматическую консолидацию данных, но и позволяет производить их глубокий анализ методом детализации или Drill Down. Суть данного метода состоит в последовательном увеличении уровня детализации рассматриваемых данных от сводного до исходного отчета.

Drill Down

Метод «углубления» помогает выявить связи между различными бизнес единицами и причинно-следственные закономерности, в частности причины отклонений ключевых показателей эффективности от запланированных значений и неудовлетворительных результатов работы отдела, филиала и компании в целом. Детальный анализ данных довольно широко используется в системе сбалансированных показателей.

Doxcell моментально обрабатывает данные, анализирует сотни тысяч показателей и по Вашему запросу автоматически формирует сводные отчеты нужного вида, которые с легкостью загружаются на компьютер в виде файла Microsoft Excel.

Консолидация отчетности

Сводные отчеты могут содержать не только консолидированные данные по всей компании или группе предприятий, но и результаты анализа определенных показателей деятельности организации, такие как прибыль, себестоимость продукции, коммерческие расходы, значения тех или иных показателей эффективности (KPI) и т.д. Помимо табличных данных сводные отчеты включают графики и диаграммы, автоматически построенные Doxcell в результате анализа исходных показателей.

Общая схема работы Doxcell

В программе реализована возможность получения сводных отчетов в соответствии с иерархической структурой организации или группы предприятий, например, регион – город – учреждение или предприятие – филиалы. Данный функционал наиболее востребован в крупных холдингах и государственном секторе.

Doxcell автоматически формирует графики, отражающие сравнительный анализ и динамику отчетных показателей за выбранный период времени. Графики сохраняются вместе со сводными отчетами, которые можно загрузить на компьютер в виде готового файла Microsoft Excel.

Графики в сводных отчетах

Сводные данные, в том числе графики, могут постоянно отображаться на экранах компьютеров руководителей и сотрудников в виде гибко настраиваемых виджетов. Виджеты позволяют повысить эффективность работы и выполняют следующие функции:

  • организация «обратной связи» с сотрудниками, которая особенно важна при управлении компанией с использованием ССП (BSC);
  • отображение текущих значений сводных показателей и их изменений в режиме реального времени;
  • сохранение хронологии данных в виде архива значений сводных показателей на определенную дату.

Виджеты

По своей сути виджет является удобным способом отображения сводных показателей для всех пользователей инфраструктуры Doxcell. Виджеты выполнены в виде отдельных окон, которые можно перемещать в любую часть экрана компьютера, например, на Рабочий стол Windows. С виджетами главные показатели работы компании или отдела будут всегда под рукой!

Все действия в Doxcell выполняются через Web-интерфейс в окне установленного на компьютере пользователя браузера. Web-интерфейс программы создан с применением новейших web-технологий, работа в нем ничем не отличается от обычного интернет сайта. В Web-интерфейсе Doxcell может одновременно работать неограниченное количество пользователей, подключаясь к программе по уникальному для каждого сотрудника логину и паролю с любого компьютера по локальной сети либо через интернет независимо от своего территориального расположения.

Гибкие настройки доступа, реализованные в виде системы ролей, профилей, назначений и информационных разделов помогают организовать групповую работу с данными, разграничить обязанности сотрудников, предоставив каждому из них доступ только к тем элементам Web-интерфейса и инструментам управления данными, которые ему необходимы. А внутренняя система сообщений Doxcell Portal позволяет пользователям системы общаться непосредственно в интерфейсе программы.

Многопользовательский режим

К каким средствам наиболее часто прибегают сотрудники компании для решения вопросов по сдаче отчетности? Телефон, ICQ, электронная почта? В случае, когда в компании работают сотни людей в разных зданиях, городах или даже странах, данные средства коммуникации становятся довольно затратными и в ряде случаев неконтролируемыми.

Поэтому в Doxcell мы реализовали внутреннюю систему сообщений, которая избавляет участников процесса от использования внешних средств коммуникаций и предназначена для выполнения следующих функций:

  • обмен информацией между подотчетными и уполномоченными контролировать сдачу отчетности сотрудниками вне зависимости от их местонахождения;
  • автоматическое оповещение подотчетных сотрудников об окончании сроков сдачи тех или иных видов отчетности;
  • постановка задач для подотчетных сотрудников.

Внутренняя система сообщений

Принцип работы внутренней системы сообщений напоминает электронную почту: сотрудники компании могут получать новые сообщения, просматривать архив переписки, создавать и отправлять сообщения своему руководителю или другому лицу, уполномоченному контролировать процесс сдачи отчетности. При этом в целях обеспечения безопасности данных подотчетные лица не имеют возможности обмениваться информацией между собой.

Doxcell построен на основе новейших Web-технологий, которые обеспечивают безопасное удаленное подключение к программе неограниченного количества пользователей независимо от их территориального расположения. Doxcell делает работу сотрудников компании более мобильной: загружать исходные данные, производить их анализ и консолидацию, получать готовые первичные и сводные отчеты теперь можно не только со своего рабочего места, но и с любого компьютера, имеющего выход в интернет.

Организация удаленных подключений к Doxcell не требует особых настроек компьютеров сотрудников или установки какого-либо дополнительного программного обеспечения, т.к. работа с данными выполняется через Web-интерфейс Doxcell в окне браузера. Встроенные средства защиты Doxcell обеспечивают безопасность удаленных подключений, разрешая доступ к данным только авторизованным сотрудникам компании по уникальным логину и паролю, и блокируя попытки входа в программу посторонних лиц.

Doxcell - оптимальное решение для групп предприятий, холдингов и крупных компаний, имеющих удаленные филиалы и подразделения, а также для государственных учреждений, предоставляющих отчетность в вышестоящие органы управления.

Удаленная работа

В большинстве компаний уже применяются различные автоматизированные системы для обработки данных, ведения бухгалтерского, кадрового, финансового учета, работы с клиентами такие, как 1С, ERP, CRM и т.п.

Вы без труда сможете экспортировать из них требуемую информацию в формат XML, а затем загрузить полученный XML файл в Doxcell.

Интеграция с 1C, ERP, CRM и др.

Таким образом, Doxcell быстро встраивается в существующую инфраструктуру организации, интегрируясь с другими решениями посредством стандарта XML, что позволяет создать единое информационное пространство и работать с данными более эффективно.

Doxcell, являясь эффективным инструментом управления, предлагает Вашей компании ряд преимуществ.

Экономия ресурсов
Не секрет, что отчетность средней компании может включать до сотен тысяч различных показателей, анализ которых требует больших затрат времени. Автоматизируя весь спектр задач по обработке данных, Doxcell позволяет минимизировать трудозатраты на подготовку, проверку, анализ и консолидацию отчетности. Нетребовательность к ресурсам, полная готовность к работе сразу после установки, отсутствие необходимости в обучении персонала и приобретении дополнительного программного обеспечения делают Doxcell экономичным и выгодным решением.

Интеграция в существующую инфраструктуру
В большинстве компаний уже применяются различные автоматизированные системы для обработки данных, ведения бухгалтерского, кадрового, финансового учета, работы с клиентами такие, как 1С, ERP, CRM и т.п. Doxcell быстро встраивается в существующую инфраструктуру организации, интегрируясь с другими решениями посредством стандарта XML, что позволяет создать единое информационное пространство и работать с данными более эффективно.

Глубокий анализ данных
Doxcell позволяет производить глубокий анализ данных методом Drill Down, последовательно увеличивая уровень подробности рассматриваемой информации от сводного до исходного отчета. Метод детализации помогает выявить причины отклонений показателей от запланированных значений и неудовлетворительных результатов работы бизнес единиц.

Визуализация данных
Doxcell предлагает возможности визуального представления сводных данных в виде виджетов, доступных всем пользователям программы и позволяющим не только организовать «обратную связь» с сотрудниками, но и наблюдать за изменением важнейших показателей работы компании в режиме реального времени, а также просматривать архив значений выбранных сводных показателей. Помимо табличных данных в сводных отчетах Doxcell автоматически формирует графики, отражающие сравнительный анализ данных и их динамику за выбранный период времени.

Создание единой информационной системы группы предприятий
У групп компаний, как правило, возникают сложности при построении единого информационного пространства для отслеживания финансовых и маркетинговых показателей деятельности предприятий группы. Doxcell решает эту проблему, предоставляя удобные средства для создания единой информационной системы, аккумулирующей данные всех компаний группы, позволяющей производить их автоматизированный анализ и консолидацию. Подобная система обеспечивает структурированное получение информации о состоянии каждого предприятия группы и холдинга в целом для своевременного принятия обоснованных управленческих и финансовых решений.

Быстрое внедрение
Doxcell построен на новейших Web-технологиях и включает все необходимые компоненты, позволяющие быстро принимать решения о целесообразности анализа того или иного набора показателей деятельности организации, что существенно сокращает риски при внедрении программы в инфраструктуру компании.

Высокая масштабируемость
Doxcell успешно применяется в организациях любых размеров, форм собственности и отраслевой принадлежности. Встроенная в программу СУБД Oracle позволяет обрабатывать и хранить миллионы записей. При расширении компании Doxcell всегда можно перенести на более производительный сервер, обеспечив более быструю обработку возросшего объема данных.

Какие преимущества дает Doxcell каждому работнику компании?

Руководители компании:

  • мгновенное получение готовых консолидированных отчетов нужного вида в формате Microsoft Excel, включающих сводные и аналитические данные для принятия решений, а также графики, наглядно отражающие динамику, тенденции, сравнительный анализ различных показателей работы отделов, филиалов и компании в целом;
  • просмотр текущих значений важнейших показателей деятельности организации, обновляемых в реальном времени;
  • быстрое формирование сводных отчетов нужного вида для вышестоящего руководства;
  • детальный анализ данных от итогового отчета до отчета конкретного сотрудника, позволяющий выявить причинно-следственные связи и «узкие места»;
  • постановка задач по сдаче отчетности непосредственно из интерфейса программы;
  • контроль за процессом сдачи отчетности с любого компьютера в реальном времени.

Сотрудники компании:

  • готовые для заполнения формы первичных отчетов нужного вида с расшифровкой всех полей и ячеек таблиц;
  • быстрая сдача отчетов с любого компьютера, в том числе через интернет;
  • отсутствие необходимости ручной перепроверки правильности заполнения отчетов;
  • быстрое формирование сводных отчетов нужного вида для руководителя;
  • просмотр текущих значений важнейших показателей деятельности организации, обновляемых в реальном времени.

 

Поделитесь с друзьями: